Entenda o que considerar ao realizar o fechamento de caixa em sua empresa
Em nosso artigo, trouxemos informações importantes as quais vão facilitar o fechamento de caixa em seu estabelecimento
O fechamento de caixa é um momento estressante para a maioria dos departamentos financeiros, e a última coisa que você quer é que sua equipe saia com mais estresse.
Apesar das dores de cabeça, os fechamentos de caixa são um processo importante para garantir que os registros financeiros sejam tratados corretamente.
As consequências dos maus processos de fechamento de caixa podem ser devastadoras para qualquer empresa, levando a implicações negativas na liquidez e no capital de giro.
Felizmente, existem maneiras de tornar o processo de fechamento de caixa menos doloroso.
Quando implementado corretamente, os procedimentos eficazes de fechamento de caixa garantirão operações tranqüilas durante todo o ano, em vez de apenas no final do trimestre, quando a maioria dos contadores fica estressada.
Organizar-se antes do processo de fechamento de caixa
Uma regra importante é se organizar antes mesmo de tentar um fechamento de caixa.
Por exemplo, as entradas e saídas de caixa devem ser registradas diariamente, para que os detalhes possam ser facilmente revisados durante o fechamento de caixa.
Além disso, você deve ser capaz de ver os detalhes de toda a atividade financeira em seu software específico, a fim de que a revisão dos dados durante o fechamento de caixa seja tão fácil quanto alguns cliques de seu mouse.
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Realizar uma reunião de pré-fechamento
Você também deve considerar a realização de uma reunião de pré-fechamento com os membros de sua equipe.
Isto proporcionará um fórum para que seu pessoal possa fazer perguntas sobre o próximo fechamento de caixa.
Além de dar ao seu pessoal uma oportunidade de fazer perguntas, uma reunião de pré-fechamento também estabelece uma expectativa de que todos devem saber o que é esperado deles durante o fechamento de caixa.
Seu pessoal apreciará a oportunidade de fazer perguntas e esclarecer o processo, e você se beneficiará de ter suas expectativas estabelecidas.
Uma reunião de pré-fechamento também o ajudará a identificar áreas potenciais de preocupação antes que elas se tornem problemas.
É provável que você ouça perguntas e preocupações que, se tratadas antes do fechamento de caixa, poderão economizar tempo e dor de cabeça durante o fechamento de caixa.
Mas, obviamente, caso sua empresa seja pequena e o processo seja mais simples, você poderá realizar essas reuniões em períodos mais espaçados de tempo.
Processo de entrada e Reconciliação
Após a reunião pré-fechamento, seu pessoal provavelmente estará pronto para iniciar os lançamentos de entrada e conciliação, em seus controles.
Este processo inclui o recebimento e revisão de todos os seus pagamentos recebidos, assim como a documentação de apoio relevante.
Durante o processo de recebimento, é fundamental que seu pessoal analise todas as transações recebidas para garantir que elas sejam precisas e que as transações sejam registradas corretamente nos livros e registros financeiros da empresa.
Se um pagamento recebido for registrado incorretamente ou não for registrado, sua equipe deve corrigir o erro antes do fechamento do caixa.
Quaisquer discrepâncias ou omissões de pagamentos ou documentação podem causar atrasos no fechamento de caixa e podem prejudicar os controles financeiros.
Há muitas maneiras de conduzir o processo de recebimento e reconciliação.
Dependendo da sua empresa e do tipo de transações recebidas, você pode ter uma única pessoa responsável pela revisão de cada tipo de transação, ou pode ter uma pessoa responsável pela revisão de todas as transações.
Verificação final e aprovação das demonstrações financeiras
Neste ponto do processo de fechamento de caixa, seu pessoal de contabilidade deve ter o processo de entrada e reconciliação concluído e pronto para ser verificado.
O processo de verificação garantirá que as informações registradas em seu sistema contábil sejam precisas.
Se as informações registradas em seu sistema contábil não estiverem alinhadas com as informações sobre os pagamentos recebidos, seu pessoal contábil precisará fazer correções nas informações de seu sistema.
Este processo de verificação também verificará se as informações registradas em seu sistema de contabilidade correspondem às demonstrações financeiras.
Se as informações registradas em seu sistema contábil não coincidirem com as informações das demonstrações financeiras, seu pessoal contábil deverá fazer correções nas informações das demonstrações financeiras.
Durante o processo de verificação, seu pessoal de contabilidade provavelmente notará erros em seu próprio trabalho.
Os erros devem ser corrigidos antes da aprovação final dos demonstrativos financeiros.
Quaisquer erros descobertos durante o processo de verificação e aprovação devem ser corrigidos antes de serem aprovados e registrados nos demonstrativos financeiros.
Administre cuidadosamente seu controle de tempo
O processo de fechamento de caixa pode requerer muito.
Você deve administrar cuidadosamente este tempo durante o fechamento de caixa para garantir que o processo prossiga sem problemas.
Durante o processo de verificação e aprovação, os membros de sua equipe de contabilidade provavelmente estarão revendo os pagamentos recebidos e a documentação de apoio.
Para administrar o tempo gasto na revisão dos documentos, você deve designar um período de tempo geral para revisar cada tipo de transação.
Por exemplo, você pode designar ao seu pessoal um período de duas horas para revisar todos os tipos de pagamentos de fornecedores.
Você também pode considerar a designação de uma pessoa para revisar cada tipo de transação.
Isto pode ajudar a acelerar o processo de revisão, assim como garantir uma revisão e aprovação consistente dos documentos.
Mas lembre-se de considerar o tamanho do seu empreendimento nesse aspecto.
Pague somente pelo que você revisou
Após o processo de revisão de despesas, sua equipe provavelmente preparará uma lista de todos os pagamentos a serem feitos pela empresa.
Seus profissionais deverão revisar cada pagamento para garantir que ele seja exato e que reivindique o valor correto.
Se um pagamento estiver incorreto, o pessoal da contabilidade precisará seguir o procedimento de correção de uma despesa para ajustar o pagamento de modo a refletir as informações corretas.
Além de revisar cada pagamento, seu pessoal contábil também deverá verificar se cada pagamento corresponde ao orçamento para o mês em questão.
Se um pagamento errôneo for feito, você poderá tentar recuperar o valor.
Entretanto, será muito mais fácil se você verificar que o pagamento está dentro de seu orçamento e está tudo lançado antes de liberar o pagamento.
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O processo de fechamento de caixa é uma parte importante da gestão de qualquer negócio.
É o momento em que os contadores são capazes de apanhar quaisquer erros ou imprecisões nas transações financeiras.
Embora o processo possa parecer complicado, há muitas maneiras de torná-lo menos estressante.
Com o planejamento e organização certos, seu fechamento de caixa pode ser eficiente e produtivo.
Nós, da YBS, somos uma contabilidade que pode ajudar você a lidar com o assunto com mais tranquilidade.
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