Entenda como arquivar os documentos fiscais da sua empresa
Dicas valiosas que vão ajudar você a arquivar os seus documentos fiscais da maneira certa na sua empresa
Lidar com os documentos fiscais de maneira apropriada é essencial a qualquer empresa, mas nem sempre a administração dá a devida atenção ao assunto.
Nesse contexto, preparamos o presente artigo a fim de que você possa entender melhor sobre o tema e adote práticas em seu dia a dia que contribuam para um melhor controle do seu arquivo.
Em nosso material, entenderemos melhor sobre o que, de fato, são documentos fiscais, qual a importância para sua empresa, dificuldades com as quais gestores podem se deparar quando se trata do assunto e o que fazer para otimizar a gestão deles em suas empresas.
Dito isso, fique com a gente até o final do nosso material e faça uma excelente leitura!
O que são documentos fiscais?
Podemos entender como documentos fiscais todos aqueles que podem ser solicitados por algum agente público com o objetivo de comprovação de que você está seguindo adequadamente a legislação em sua empresa.
Nesse sentido, apesar de o mais comum deles serem as notas fiscais, o nosso entendimento não pode se limitar a elas.
Sendo assim, toda documentação que é gerada devido à movimentação do seu negócio pode ser entendida como um documento fiscal — como, por exemplo, boletos pagos.
Isso porque a sua contabilidade é feita por meio dele e, caso algum fiscal ao auditar sua empresa exija algum tipo de comprovante, você deverá apresentá-lo.
Mas lembre-se que é importante que eles estejam devidamente vinculados às notas fiscais, exceto em situações muito específicas, como na locação de automóveis, que a legislação não obriga a emissão de documentos fiscais por não considerar prestação de serviços.
Obviamente também as notas fiscais eletrônicas são um tipo deles; sobre ela, temos que lembrar que a responsabilidade pela escrituração correta é tanto da sua empresa quanto de quem está emitindo para o seu CNPJ.
Em caso de irregularidades, ambas podem ser penalizadas.
Os papéis utilizados para calcular a folha de pagamento da sua empresa também podem ser, de certa forma, considerados documentos fiscais.
Lembre-se que o auditor da Delegacia do Trabalho poderá exigir a apresentação deles para garantir que o seu empreendimento está apurando os valores da forma correta.
Dito isso, leia os artigos abaixo, antes de a gente passar para o próximo tópico e entenda como deixar sua gestão ainda melhor:
- Cancelamento nota fiscal extemporânea: entenda como fazer da forma certa!
- 7 problemas financeiros que você deve evitar em sua empresa
- Benefícios fiscais: entenda o que é e como eles podem ajudar seu negócio a economizar
Qual a importância deles para sua empresa?
Os documentos fiscais são úteis à sua empresa de várias maneiras diferentes.
Isso porque, como a gente pôde observar, eles servem para comprovar que o seu empreendimento está seguindo adequadamente as regras estabelecidas pela legislação.
Nesse contexto, contribuem para que o seu estabelecimento fique longe do pagamento de multas e outras sanções.
Eles também ajudam a sua gestão a ter um melhor controle sobre o empreendimento.
Por meio deles, você consegue registrar e acompanhar toda a movimentação realizada na sua empresa em um determinado período, o que ajuda a garantir que seus relatórios, de fato, espelhem a realidade do seu negócio, facilitando escolhas acertadas em seu empreendimento.
A partir deles, você também consegue garantir que seus relatórios possam oferecer informações as quais contribuam para ajudar você a ter um melhor acompanhamento e, consequentemente, proteger seu empreendimento de fraudes e desvios.
Por que para muitos administradores é um desafio lidar com esse assunto?
Nem sempre é fácil para um gestor entender, de fato, quais os documentos fiscais com os quais precisam lidar, bem como o que fazer para arquivá-los da maneira certa.
Isso porque, inicialmente, é preciso entendimento aprofundado de toda legislação a qual é preciso cumprir, assim como conhecer prazos e estratégias que contribuam para guardá-los em locais adequados.
O que fazer para organizar seus documentos fiscais da forma certa?
O ideal é, inicialmente, que você conheça as normas que regulam o funcionamento da sua empresa.
Isso ajudará você a entender o que é preciso cumprir e quais as movimentações vão originar o surgimento de documentos fiscais.
Feito isso, é necessário que você conheça os prazos que deverá guardá-los em seu empreendimento.
Por exemplo, documentos ligados ao recolhimento de tributos devem ser mantidos pelo mínimo de 5 anos, período em que a fiscalização poderá solicitá-los em seu empreendimento, todavia existem outros que podem ser necessários 10 anos.
Ainda, você precisa saber quais os meios adequados para preservar a integridade de seus documentos fiscais, bem como estratégias para evitar perdas.
Por exemplo, tratando-se de papéis, é importante arquivar em um local longe da umidade e organizar de maneira que simplifique a busca caso seja solicitado no futuro.
Caso seja documento eletrônico, é fundamental fazer cópias de segurança e ter sempre arquivos em lugares distintos: isso permite evitar perdas em imprevistos.
Por que é importante ter apoio de quem entende?
Como você já deve ter percebido, lidar com os arquivos fiscais em sua empresa nem sempre será uma tarefa simples.
Requer conhecimento da legislação, de prazos e entender quais as melhores ações de organização e acondicionamento.
Sendo assim, ter apoio de quem conhece sobre particularidades do seu negócio e de aspectos que possam ajudar você a tomar decisões inteligentes quando se tratar desse assunto é importante.
Lembre-se que, ao não manter a guarda adequada desses papéis em sua empresa, seu caixa poderá ser penalizado, bem como você poderá expor o seu empreendimento a várias outras sanções, as quais, inclusive, podem comprometer o andamento de suas atividades.
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Como a gente pôde observar em nosso material, dar atenção à documentação aos documentos fiscais em sua empresa é importante para manter o seu negócio distante de problemas.
Nesse contexto, contar com o apoio de quem entende é uma estratégia eficiente, a qual ajudará você a tomar decisões acertadas e alinhadas às necessidades do seu empreendimento.
Dito isso, cabe lembrar que nós, da YBS, temos a expertise necessária para ajudar você nesse assunto.
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