Saiba de uma vez como realizar a emissão de notas fiscais em sua empresa
Emissão de notas fiscais não precisa ser um problema para o seu negócio. No artigo de hoje, explicaremos a você como realizar essa tarefa da maneira correta!
Realizar a emissão de notas fiscais da forma correta é uma dúvida presente no dia a dia de muitos gestores; essa também é a sua? Se sim, você está no lugar certo!
No nosso artigo, conversaremos sobre as diferenças entre as obrigações principais e as acessórias e explicaremos a você como elas se relacionam com a emissão da sua nota fiscal, o que é uma nota fiscal eletrônica, quais cuidados ter ao preenchê-la, qual a forma correta de emitir suas notas fiscais e como um especialista vai ajudar você nessa tarefa (e por que seu trabalho é tão importante).
Sendo assim, fique com a gente até o final do nosso artigo e faça uma excelente leitura!
O que são obrigações principais e acessórias?
Inicialmente, em nossa conversa sobre emissão de notas fiscais, é necessário que você entenda o que são as obrigações principais e as acessórias, já que isso ajuda você a ter mais clareza sobre o dimensionamento do nosso Sistema Tributário Nacional e sobre a dinâmica de cobrança de tributos.
Sendo assim, o art. 113, da Lei 5.172, de 25 de outubro de 1966, traz a definição de cada uma delas:
Art. 113. A obrigação tributária é principal ou acessória.
- 1º A obrigação principal surge com a ocorrência do fato gerador, tem por objeto o pagamento de tributo ou penalidade pecuniária e extingue-se juntamente com o crédito dela decorrente.
- 2º A obrigação acessória decorre da legislação tributária e tem por objeto as prestações, positivas ou negativas, nela previstas no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos tributos.
- 3º A obrigação acessória, pelo simples fato da sua inobservância, converte-se em obrigação principal relativamente à penalidade pecuniária.
Ou seja, simplificando, a obrigação principal está diretamente ligada à necessidade de se pagar o tributo, já as acessórias estão ligadas a auxiliar o Estado na realização da primeira.
Como exemplo de obrigações acessórias, temos:
- Inscrição junto a diferentes órgãos;
- Envio de declarações;
- Escrituração de livros fiscais e contábeis etc.
Nesse sentido, a emissão de notas fiscais em sua empresa também é considerada uma obrigação acessória.
O que é a nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal trata-se de um documento que busca registrar negociações de produtos entre empresas e outros negócios ou mesmo pessoas físicas.
Elas são importantes, pois, além de o fisco usá-las para acompanhar o recolhimento de tributos do seu empreendimento, também permite o respeito a direitos tanto de pessoas físicas quanto jurídicas.
Há alguns anos, esse documento era emitido apenas em papel, seja por meio de formulários contínuos ou de talões, porém, em 2007, o Estado implementou a obrigação da emissão de Notas Fiscais eletrônicas (NF-es), as quais existem unicamente de forma digital.
Isso porque, quando são emitidas, é gerado um arquivo .xml, o qual consiste no documento em si.
Um equívoco comum é confundir o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) com a NF-e.
O Danfe é um documento usado para acompanhar as mercadorias e, principalmente, para facilitar o trabalho do fisco na obtenção de informações sobre a operação que está sendo realizada.
Quais cuidados ter com esse documento?
Na emissão de notas fiscais, é fundamental ter alguns cuidados, isso evita que você tenha problemas futuros com o fisco os quais podem expor sua empresa ao pagamento de juros, a multas e a outras sanções.
Dentre eles, podemos citar o preenchimento de cada campo ao qual sua empresa está obrigada de forma correta, principalmente aqueles em que informamos Código Fiscal de Operação e Prestação (CFOP), Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), alíquotas e valores de tributos.
No caso de prestadores de serviços, essas informações não se aplicam, é necessário apenas que informem, da maneira correta, que tipo de serviço está sendo prestado no campo específico do documento fiscal.
Ainda, é importante dar atenção à retenção de alguns impostos, como PIS, Cofins, CSLL e o IRPJ, a qual deve ser feita em alguns tipos de prestações de serviços e ser devidamente escriturada no documento fiscal.
Lembre-se que, uma vez emitida, são poucas as situações em que erros poderão ser corrigidos usando a Carta de Correção, documento próprio para isso.
Tratando-se de incorreções as quais interfiram no valor dos impostos, dentre outras, elas não poderão ser retificadas por meio da carta, e a solução será cancelar sua NF-e e proceder a emissão de notas fiscais com os registros adequados.
Como realizar a emissão de notas fiscais corretamente na sua empresa?
A emissão de notas fiscais de maneira adequada exige que o gestor dê atenção a alguns aspectos.
O primeiro deles está relacionado à obtenção da autorização para emissão do documento correto.
Isso porque, no caso de prestadores de serviços, a autorização para emissão de notas fiscais a ser obtida será junto à prefeitura do município.
Já indústria e empresas comerciais precisam obter a respectiva autorização junto à Secretaria da Fazenda do estado em que opera.
Feito isso, é fundamental que a NCM dos produtos esteja certa, bem com os CFOPs envolvidos na operação.
Os itens necessitam estar com seu cadastro atualizado quanto à tributação, isso inclui percentual de alíquotas e base de cálculo correta, no caso de indústrias ou de empresas comerciais.
Também, a emissão de notas fiscais corretas depende do cadastro do seu destinatário ser registrado de maneira adequada em seu sistema.
Sem contar que você precisa realizar a emissão de notas fiscais no momento em que, de fato, a negociação acontece.
Por que contar com o auxílio de um contador para fazer a emissão de notas fiscais em seu negócio?
Como percebemos, escriturar suas notas fiscais pode ser um verdadeiro desafio.
Isso porque detalhes sobre os produtos que estão sendo comercializados ou serviços prestados, caso você não os observe e não os leve em consideração ao emitir a nota, poderá fazer com que a NF seja escriturada da forma errada.
E isso expõe o seu empreendimento ao pagamento de multas, de juros e de outras sanções.
Contar com apoio de especialistas ajudará você a lidar com essas questões com mais segurança e da forma apropriada.
YBS: a contabilidade amiga da sua empresa
Como vimos em nosso artigo, a emissão de notas fiscais é uma obrigação acessória a qual demanda observação de alguns aspectos para livrar sua empresa de problemas que podem comprometer a sua relação com o fisco no futuro.
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